Prozessmanagement für Klein- und mittelständische Unternehmen
Was ist Prozessmanagement und welche Bedeutung hat es für Ihr Unternehmen
Integrierte Managementsysteme (IMS) werden in Unternehmen hauptsächlich zur Regelung von Geschäftsprozessen in den Bereichen Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz eingesetzt. Sie sind je nach Branche und Firmenerfordernissen um weitere Management-Systeme erweiterbar und fassen die Unternehmensstandards in einer einheitlichen Struktur zusammen. Sie stellen somit einen Werkzeugkasten zur ganzheitlichen Unternehmensführung dar.
Integrierte Managementsysteme sind in der heutigen Zeit die Prozessmanagement-Systeme der Wahl. Sie fassen Methoden und Instrumente zusammen, um die firmeninternen sowie die Anforderungen z.B. von Normen zur Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder DIN EN ISO 14001 und vor allem die Erwartungen der Kunden zu erfüllen. Integriertes Management hilft Mitarbeitern, durch eine gezielte Steuerung der (Geschäfts-) Prozesse im Unternehmen effizienter zu arbeiten. Jeder, ob Geschäftsleitung, Sach- oder Vertriebsmitarbeiter, weiß zu jedem Zeitpunkt wer was wann wie und womit macht.
Aktuelle Sichtweise für die Prozessorientierte Umsetzung der ISO 9001 2015 sind folgende Schritte:
- Identifikation, Abgrenzung und Modellierung einzelner Prozesse
- Analyse der Ist-Prozesse
- Konzeption der Sollprozesse
Inhaltsverzeichnis
Wozu braucht man Prozessmanagement?
Welches sind die notwendigen Kennzahlen im Prozessmanagement?
Die Einführung eines Prozessmanagementsystems.
Wie werden Prozesse abgebildet?
Wie wird Prozessmanagement ein Erfolg?
Die Definition von Prozessmanagement
Ein Prozess bildet einen bestimmten Ablauf, z.B. einen Bestellvorgang in einem Unternehmen ab, an dem Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter beteiligt sind. Das operative Prozessmanagement betrachtet die einzelnen dazugehörigen Vorgänge unter dem Gesichtspunkt einer Optimierung der Wertschöpfungskette auf der einen Seite (primäres Prozessmanagement) und einem nahtlosen Informationsfluss unter allen Beteiligten auf der anderen Seite (sekundäres Prozessmanagement). Etwas einfacher ausgedrückt, ist die fertige Prozessdokumentation die „Gebrauchsanweisung“ oder das „Handbuch“ für ein Unternehmen oder dessen Teilbereiche.
Um eines vorwegzunehmen: Die Einführung eines operativen Prozessmanagementsystems und die Zusammenführung einzelner Managementsysteme ist in der Praxis kein Hexenwerk. Doch wie sooft, sind es gerade die einfachen Dinge und logischen Handlungen, die übersehen werden. Prozessmanagement heißt, einen maximalen Effekt bei minimalem Aufwand zu erzielen. Sie fahren ja auch nicht mit dem Auto um den Block, um dann auf der heißen Motorhaube ein Spiegelei zu braten, sondern nehmen dazu eine Bratpfanne und stellen sie auf den Herd.
Wozu braucht ein Unternehmen Prozessmanagement?
Die Aufgabe von Integrierten Managementsystemen (IMS) ist, durch die Nutzung von Synergien und die Bündelung von Ressourcen ein schlankeres und effizienteres Management des Unternehmens zu ermöglichen. Es wird ein Managementsystem gepflegt statt eine Anzahl von einzelnen Managementsystemen.
Im Fokus steht dabei in erster Linie die Organisation von Abläufen für Mitarbeiter, Zulieferern, Kunden und Behörden transparent zu machen, um für einen reibungslosen Betrieb und zufriedene Kunden zu sorgen. Dabei kann das Ziel der Prozessoptimierung die Steigerung der Effizienz, der Qualität und Flexibilität sowie einer damit einhergehenden Senkung von Kosten / Optimierung der Wertschöpfungskette sein.
Ein Unternehmen, das mit dem Gedanken spielt ein IMS einzuführen, hat zwei Möglichkeiten zur Auswahl: Entweder führt es ein Integriertes Managementsystem komplett neu ein oder integriert z.B. die Bereiche des Umwelt- und/oder Arbeitsschutzmanagements in ein bestehendes Qualitätsmanagementsystem. Der Vorteil des Neuaufbaus eines IMS ist die vollkommene Unabhängigkeit von alten Strukturen. Somit sind höhere Effizienz und die Auflösung von nicht mehr benötigten Verwaltungs- und Entscheidungsstrukturen möglich. Da bei einem Vorhandensein eines Qualitätsmanagementsystems der Neuaufbau eines IMS nicht sinnvoll ist, werden die weiter benötigten Managementsysteme in das existierende Qualitätsmanagement-System integriert.
Die Bausteine des Prozessmanagements.
Bei WENVICON sind zur Erfüllung dieses ganzheitlichen Ansatzes die folgenden Bausteine:
- Aufnahme / Erhebung von Daten
- Visualisierung / Modellierung
- Analyse
- Bewertung
- Vorschläge zur Optimierung bei Beibehaltung der alten Strukturen
- Festlegung neuer/aktueller Soll-Prozesse
- Umsetzung / Unterstützung bei der Durchführung von Optimierungen
- Dokumentation und Überwachung von Prozessen
Die Methoden des Prozessmanagements.
Prozessmanagements ist ein Mix aus verschiedenen Methoden der:
- Prozessmodellierung
- Prozessverbesserung (Six Sigma)
- Prozessoptimierung
- Prozessorganisation
- Prozesssteuerung
- Process Reengeneering
- Change Management
- Lean Management
- Managementkonzept-Entwicklung (KAIZEN)
Die Vielzahl der Methoden stellt insbesondere für klein- und mittelständische Unternehmen eine erhebliche Hürde dar. Selbst bei der Ernennung eines Prozessmanagers aus dem Kreis Mitarbeiter besteht die Gefahr, dass er, wie heißt es so schön, in seinem eigenen Saft kocht und im Tagesgeschäft ein Blick über den Tellerrand nahezu unmöglich ist. Unternehmensberater wie die Mitarbeiter von WENVICON haben bereits eine Vielzahl von Projekten erfolgreich abgeschlossen. Die Vorteile eines externen Berater sind:
Kennzahlen im Prozessmanagement?
Prozessmanagement ist ein iterativer Prozess, dessen Erfolg oder Misserfolg mittels Kennzahlen und über das Projekthinaus in regelmäßigen Audits geprüft werden muss. Grundsätzlich wird zwischen einer qualitativen Prozessbewertung und einer quantitativen Prozessbewertung . Ein Vergleich der Soll-Kennzahlen mit den Ist-Kennzahlen eignet sich vor allen Dingen dazu, mögliche „Fehler im System“ schnell und rechtzeitig zu erkennen.
Die Einführung von Prozessmanagement.
WENVICON favorisiert den Bottom-Up-Ansatz, weil alle menschlichen Schnittstellen und deren intellektuellen und zeitlichen Kapazitäten von vornherein in das Projekt einfließen. Zeitpläne können mit der Personalabteilung abgestimmt werden, welche Team trägt wann und für welche Teilbereiche die Verantwortung und ist auch bereit, diese zu übernehmen. Die Top-Down-Methoden hingegen setzt umfassende Kenntnisse der Betriebsleitung in allen betroffenen Teilbereichen voraus. Birgt allerdings die Gefahr, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für das Projekt gering ist, weil die sich als Menschen und Fachleute nicht abgeholt fühlen.
Die erfolgreiche Etablierung eines Prozessmanagements kann nur gemeinsam mit den Mitarbeitern erfolgen. Dabei unterstützen Fortbildungen in Form von Seminaren und Schulungen.
Wie werden einzelne Prozesse abgebildet?
Zur einheitlichen Beschreibung von Prozessen eignet sich eine visuelle Darstellung mit einer standardisierten Symbolik besonders gut. Im Folgenden einige Beispiele für die Darstellung von
- Leistungsprozessen
- Unterstützungs- und Supportprozessen
- Managamentprozessen
Abb.1 Symbole und deren Bedeutung
Abb.2 Flussdiagramm
Abb. 3 Prozess-Funktionsdiagramm
Abb. 4 Prozessdokumentation
Wie wird Prozessmanagement ein Erfolg?
Zu guter Letzt sei an dieser Stelle noch einmal zusammengefasst, welches die Erfolgsfaktoren und Misserfolgsfaktoren der praktischen Umsetzung und Integration eines Prozessmanagements sind. Grundsätzlich lässt sich sagen: Je besser alle Betroffenen informiert und eingebunden werden, desto größer ist die Chance, dass ihr Projekt zu einem Erfolg wird, nachhaltig genutzt wird und sich Synergieeffekte automatisch einstellen. Zum Misserfolg im Sinne einer inneren Verweigerungshaltung der Einzelner oder der gesamten Belegschaft, wird ihr Projekt dann, wenn ein Prozessmanagement von der Unternehmensleitung von „oben herab“ diktiert wird.
Zitat:
„Menschen, deren Leben durch eine Entscheidung berührt und verändert wird, müssen an dem Prozeß, der zu dieser Entscheidung führt, beteiligt sein und gehört werden.“
Quelle: John Naisbitt
Literaturempfehlung
Roman Käfer, PQM – Prozessorientiertes Qualitätsmanagement – Leitfaden zur Umsetzung der ISO 9001, 7., vollständig überarbeitete Auflage, 2017, Carl Hanser Verlag München
